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【地域で300名を集客するために行ったこと:1】主催者としての心構え&協力依頼編

更新日:

地域のイベント300名

こんにちは!うたごえ伴奏ピアニスト・音楽療法士の ひろせめぐみ( @megmeg0001) です。

私がプロデュースしたうたごえイベント「みんなで歌おう!(2017年10月開催)」では、300名の会場を満席にして当日を迎えることができました!

このイベントは、今回は5回目だったのですが、私個人が言い出しっぺで始めた企画です。様々な方に協力いただき5回ともすべて満席になりました。

先日、地域の歌声喫茶の実践者が集まり開催した「歌声喫茶について語る会」では、「集客」が運営の悩みとして多く上がったんですね。

300名を集客するために私がイベント当日までやったこと、その半年間の記録を、事例の一つとして参考のためにこのブログでシリーズで公開することにしました。

地域や状況で様々とは思いますが、5年間、試行錯誤しながら得られた私なりのノウハウを交えながらまとめていきます!

めぐ
イベント集客される方の参考になれば幸いです。

300名を集客するために半年間でしたこと

私はTwitterでこのように書きました。

これ、どれもめちゃくちゃ大事です!今回は、この中の①〜③に関わる部分で記事をまとめています。

どこからチケットが売れたか

まず、今回の「みんなで歌おう!」のチケットがどこから売れたのかをここで公開します!

みんなで歌おう!のチケット出所

(この他に、会場内スタッフ席・撮影者席・音響担当席などで座席を確保していました)

これ見ると一目瞭然ですね!実は、毎年私が100枚近く手売りでチケットを売っています

同時にそれ以外のところからもチケットが売れていますね。

まずはお伝えしたい大事なこと。「自分ひとりで300枚チケットを売ろうとしない。でも、100枚は自分で売る覚悟をする」

これについてもっと詳しく書いていきます。

主催者は誰よりもチケットを売ろう!

これは毎年私が思っていることですが、イベント主催者はコマの軸です。

コマ

個人が始めた300名規模のイベント。主催者は中心で誰よりも速く回っていないと、プロジェクトというコマは止まってしまいます。

主催者より前を歩ける人は誰もいないのです。私も学生の時からいろんなイベントに関わりましたが、動かない主催者は信頼されません。

めぐ
人に声だけかけておいて、いつまでも動かない主催者が一番困りました。

イベント初心者であればあるほど、主催者は誰よりも速く回って自分でチケットを売りましょう!言い出しっぺが必死に動く背中を見せることが大事なのです!

私の場合ですが、既存のお客様、音楽仲間、知り合い、家族など、とにかく会う人すべてにチケット売るつもりでイベントのご案内をしていました

私はこんな風にお声かけしていました。

  • 「こんなこと企画してますー!」
  • 「私の名刺がわりに、このチラシお渡ししますね」
  • 「私、今チケット持っているので、買う方はお声かけください。後でホールまで買いにいく手間が省けますよ」

ギラギラで営業する必要はありません。

私が動くことで、このようなイベントに参加したいと思っている方の「イベントを探す手間」を省き、「チケットを買いに行く手間」を省いているのです!

そう思えば営業はこわくないです。

めぐ
え?それでもチケットが売れないって?

チケットって、そう簡単に売れるものではありません(笑)チケットが売れないのは、会う人の絶対数、つまり分母がまだまだ足りていないということ。

泥臭く足で稼ぎましょう!特に地域密着うたごえを成功させるには、いろんな地域の集まりに顔を出すことが大事です。

でも、ひとりで300枚のチケットを売る必要はないですよ!「誰よりも自分が売る」ということです。

他に協力をお願いできるところには、チケット販売含め、宣伝にも協力いただくのが集客のコツです!

企画段階から、後援や協力をお願いしよう!

地域のイベントでぜひとも後援をお願いしたいところがあります。区役所です。

区役所から後援を受けるということ

私は、横浜市緑区役所から後援を受けていました。

自治体によって異なるとは思いますが、地域に貢献するイベントだったら後援してもらえるという印象です。

企画書や予算書を提出する必要がありちょっと面倒ですが、それ以上のリターンがありますので、ぜひチャレンジしてみましょう!

地域のイベント関係でしたら、区役所の地域振興課に相談に行ってみてください

また、身近に区役所の後援でイベント開催している人が他にいたら、「どうやって後援とりましたか?」と相談してみるのもいいかもしれませんね。(もちろん私でも相談は大歓迎です!)

ちなみに、私が区役所から過去に支援いただいたことは、

  • 後援の名義が使える(誇らしげに、チラシに記載してください笑)
  • 公共施設でのラック等に置きチラシができる(チラシを持って行くのは自分たちで行う必要がありました)
  • 区報に情報掲載(イベント多い年は掲載できない時もあるので注意)
  • 区役所のTwitterで情報拡散

です。お金に換算すると万単位の支援になります。とても助かりました。

あとは、区役所後援のイベントということで、信頼が得られることも大きいですね!

普段からつながりのあるところに協力をお願いしてみよう

区役所以外でも協力いただけそうなところは、どんどん相談してみましょう!

初対面のところでは協力依頼はなかなか大変なので、普段からつながりのあるところに協力をお願いしてみるとスムーズです

あとは「地域を盛り上げたい!」という思いを持っているところだと、めざすところが同じなので話が通りやすいです。

今回、私が協力をお願いしたのは、地域の商店街である「長津田商店街協同組合」、月に2回出演している地域の施設「サロンド鹿鳴館」、私が所属している「歌声喫茶ともしび」、地域でよく顔を出していた「ふれあいサロン長津田みなみ台」です。

協力をお願いする時には、先方にも何かしらのリターンがあるようにするとお互いに負担がありません。

例えば、

  • 招待券を差し上げる。
  • イベント当日に、協力くださったところのチラシをお客様への配布物に挟み込む。
  • ブログで先方の紹介記事を書く

などです。

こちらが支援いただいたのは主に宣伝で、ポスター掲示、置きチラシ、イベントでのチラシ挟み込みをお願いしました。また、一部ではチケット販売も受けてくださいました。

具体的に、どこにどんな支援をしていただいたかは「【平均満足度107.5%!】300人規模のイベント「みんなで歌おう!」のレポート」の記事に書いていますので、ご興味ある方はご覧ください。

どこまで協力をお願いできそうかは様々な状況があると思いますが、まずは相談されてみてください♪

まとめ

今回は、地域で300名を集客するためにやったことを「主催者としての心構え&協力依頼編」としてまとめてみました。

  • 主催者はコマの軸!誰よりもチケットを売ろう!
  • 営業とは相手の手間を省くこと。
  • 協力依頼を積極的にしよう!
  • 協力くださったところにはリターンを準備しよう。

300名を集客するための必須アイテム「チラシ編」の記事も書きました。イベントを企画される方は、こちらもぜひご覧になってみてくださいね!

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ひろせ めぐみ

ひろせ めぐみ

「『みんなで歌う』を人と社会に役立つ形に」をテーマに、地域での歌声喫茶(みんなで歌い楽しく集える場)の普及をめざすピアニスト。歌声喫茶ともしびなどで伴奏。音楽療法士。 ▶くわしいプロフィールチラシ・パンフレット用のプロフィール

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