[ダウンロード可]300名の地域密着イベントを成功させた、7ヶ月の計画表を公開します!








こんにちは!うたごえ伴奏ピアニスト・音楽療法士の ひろせめぐみ( @megmeg0001) です。

私がプロデュースしたうたごえイベント「みんなで歌おう!(2017年10月開催)」は、大成功で終えることができました。

おかげさまで満席で当日を迎えることができ、運営や集客の裏話をシリーズとしてまとめています。

  1. 【地域で300名を集客するために行ったこと:1】主催者としての心構え&協力依頼編
  2. 【地域で300名を集客するために行ったこと:2】チラシ編
  3. 【地域で300名を集客するために行ったこと:3】チラシ以外の方法・ツールまとめ
  4. [ダウンロード可]300名の地域密着イベントを成功させた、7ヶ月の計画表を公開します! 今ここ

ステージは2時間ですが、この2時間のために実は半年強かけて準備をしたんですよ!

具体的には、

  • 企画・運営
  • 舞台
  • 広報
  • チケット・会計

の4つに仕事を振り分けて、7ヶ月間の計画表をつくっています。

先日、この計画表を「イベント企画をやってみたい」という知人にあげたところ、「貴重な資料を本当にありがとう!」と喜ばれたので、この「7ヶ月間の計画表」をこの記事で公開することにしました!

5年間のトライアンドエラーを重ねてアップデートしていった計画表です。もし誰かの役に立てたら嬉しいです!

7ヶ月間の計画表

こちらが、7ヶ月間の計画表です!

地域イベント計画表

こちらの資料、自由にダウンロードして使っていただいて構いません!

▼印刷される方はこちらのPDFファイルをどうぞ。
【7ヶ月計画】テンプレート

▼こちらはエクセルです。
【7ヶ月計画】テンプレート

ここからは、この計画表に沿って、それぞれの時期のポイントを解説していきますね!

7ヶ月前

100名〜500名規模のホールは、半年前にホール抽選というところが多いです。

ホールはちょいちょい!って借りられません。抽選に当たらないと借りられないのです。

コンピューター抽選、その場でくじびき、ジャンケンなど、いろんな抽選方法を経験しました。

ホールによっては、1年前や2年前に抽選のところもあるので、イベントを思い立ったら、すぐに会場の予約や抽選の情報を調べましょう!

今までの事例だと、「イベントやります!」と意気込んでいたのに、

めぐ
ホール抽選終わってた…

って例もあります。

とにかく会場が取れないことには何もできないので、情報を集めておきましょう!

あと抽選に申し込む前に、依頼したい出演者がいたらその方のスケジュールも確認しておきましょう

ホール・出演者・主催者の3つのスケジュールが合ったところで、はじめて開催日の候補が決まるのです。

6ヶ月前

開催日が決まったら、出演者のリハーサルの日程を決めます。売れっ子の出演者は、早くからスケジュールをおさえておかないとスケジュールが埋まってしまうからです。

それから、この時期にイベント協力依頼をします。イベント協力依頼については、こちらの記事も参考にされてください!

【地域で300名を集客するために行ったこと:1】主催者としての心構え&協力依頼編

2017.11.08

チラシ・チケットの作成に取りかかるのも、この時期です。イベント4ヶ月前にチラシ配布とチケット販売を開始できることが目標になります

チラシをつくる=企画ができあがっているということなので、企画がまだしっかり出来ていないイベントは、この時期にしっかり企画をつめましょう!

5ヶ月前

この時期は、チラシ・チケット完成をめざす時期です。チラシ案は早めにつくりましょう!なぜなら、出演者や協力くださった所に確認してもらう必要があるからです。

名称の表記、電話番号に間違いがないか、出演者の写真などはこれで大丈夫か、それぞれ確認しましょう。

そうしたら、チラシを完成させて印刷屋さんに原稿の入稿を済ませてください。

チケットも完成させて、チケット販売くださるところに預けます。

4ヶ月前

私は、4ヶ月前にイベントチラシ配布とチケット販売を開始します。

ここからチラシとの戦いが始まります(笑)チラシが出来たらすぐに、出演者やスタッフに送ります。

置きチラシを必死にがんばるのもこの時期です!他のイベントにチラシを挟み込む計画も立てましょう。

チラシ配布に関しては、こちらの記事も参考にされてください。

【地域で300名を集客するために行ったこと:2】チラシ編

2017.11.09

そろそろ、舞台関係の演出も考える時期になります。

3ヶ月前

区報をはじめ、あらゆる情報誌にイベント情報掲載依頼をする時期になります。また、ポスターや案内ハガキ作成など、チラシ以外の集客ツールの準備をする時期です。インターネットでの情報拡散もしかけていきます。

チラシ以外の集客方法を詳しくまとめた記事はこちらです。

【地域で300名を集客するために行ったこと:3】チラシ以外の方法・ツールまとめ

2017.11.09

舞台関係の演出や曲目もこの時期までに大体決めます。

2ヶ月前

チケットを売ることに一番力を入れる時期です。この時期から少しづつチケットが売れるようになるので、いろんな集まりに顔を出していました。

当日のスタッフや動きをまとめたタイムスケジュールをつくりはじめます。舞台関係の音響・照明・映像等の打ち合わせや準備も始まります。

1ヶ月前

全ての仕事が最後の仕上げになります!チケットがどんどん売れますし、この時期はイベントの準備につきっきりになります。

私はこの時期は、他の仕事をセーブしていました。イベント直前の準備は何があるかわからないからね。

チラシは家に置いていてもしょうがないので全部配ってしまいましょう!私は、配りきれなかったチラシは新聞折り込みを依頼しています。

前日

前売りチケットを締め切り、当日券が何枚準備できるか計算します。

持ち物チェックを念入りに!忘れ物がないように、1ヶ月くらいかけて「当日持ち物チェックリスト」をつくるといいですね。

イベント終了後

イベント終了後もやることがいろいろあります!

イベントの翌日は協力くださったところ全てにお礼のメールか電話をします。また、ポスターを貼っていたら回収しにいきます。

売り上げを確認したり、アンケートを集計したりします。

まとめ

今回は、私が毎年フォーマットで使っていた「7ヶ月間の計画表」を公開してみました!

これは、全部私ひとりが行っていた訳ではなくて、手伝ってくださる方に仕事をそれぞれ振り分けて進めていきました

仕事をお願いする時は、業務ごとに依頼するとわかりやすいと思います。(例えば案内ハガキ関係は丸ごとまかせてしまう、など)

7ヶ月分の計画表を一気に見ると、やることがたくさんあるように見えますが、それぞれの月でやることをひとつづつ確実にこなしていけば大丈夫ですよ!

この計画表、イベント企画される方はそれぞれの状況に合わせてアレンジしてみてくださいね!

【7ヶ月計画】テンプレート

【7ヶ月計画】テンプレート

これらの記事も合わせてご覧になってみてくださいね!

【地域で300名を集客するために行ったこと:1】主催者としての心構え&協力依頼編

2017.11.08

【地域で300名を集客するために行ったこと:2】チラシ編

2017.11.09

【地域で300名を集客するために行ったこと:3】チラシ以外の方法・ツールまとめ

2017.11.09

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ひろせ めぐみ
ひろせ めぐみ
『みんなで歌う』を人と社会に役立つ形に」をテーマに、歌声喫茶コミュニティ(みんなで歌い楽しく集える場)の普及をめざすピアニスト。歌声喫茶ともしびなどで伴奏。音楽療法士。
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